Làm gì khi nhận quyết định kiểm tra thuế?

Làm gì khi nhận quyết định kiểm tra thuế? Cán bộ thuế thường kiểm tra và xuất toán những gì?  17 bước chuẩn bị cho một kỳ quyết toán thuế thành công, kinh nghiệm sắp xếp chứng từ khoa học và thuận tiện cho đoàn kiểm tra. Đó là những nội dung chính sẽ được đề cập trong bài viết chia sẽ dưới đây, cùng tìm hiểu và chuẩn bị thật tốt khi đối mặt với “các bác thuế” nhé.
Làm gì khi nhận quyết định kiểm tra thuế

1. Cán bộ thuế thường kiểm tra và xuất toán những gì?

Hóa đơn đầu ra các năm xem có khớp với doanh thu đã kê khai trên bảng kết quả kinh doanh? (Trước đó các bạn kế toán cũng nên tự kiểm tra như thế này)

– Kiểm tra hóa đơn GTGT đầu vào : Sẽ xảy ra nhưng tình huống như sau:

Sẽ có một vài ( hoặc nhiều ) doanh nghiệp thuế họ qui vào là Doanh nghiệp đã bỏ trốn => hóa đơn đầu vào lấy của Doanh nghiệp đó sẽ bị loại bỏ. Lúc này kế toán phải dùng mọi lý lẽ để cãi lại nhằm hợp lý tờ hóa đơn đó.

Vì thế Kế toán cũng cần phải kiểm tra lại từng tờ hóa đơn GTGT đầu vào bằng cách vào mạng tra cứu thông tin về người nộp thuế xem doanh nghiệp đó còn hoạt động hay đã ngừng hoạt động.

– Doanh nghiệp sẽ bị loại ra rất nhiều khoản chi phí mà theo cán bộ thuế cho là không hợp lệ như : Tiếp khách, mua những tài sản, hàng hóa không đúng qui định.

Nếu là doanh nghiệp thương mại sẽ bị kiểm tra giá vốn và giá bán. Nếu doanh nghiệp nào đã khai giá bán trên sổ thuế thấp hơn giá thực tế thì lưu ý : Trước đó nên lập ra 1 quyết định ban hành về giá bán có đóng dấu công ty và ngoài ra nhờ đơn vị khác cũng lập 1 báo giá tương tự để lấy căn cứ là công ty đã bán bằng giá thị trường..

Riêng công ty xây dựng hoặc xây lắp thì thuế sẽ kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn của từng công trình. Yêu cầu hóa đơn xuất tại thời điểm nghiệm thu bàn giao, nếu xuất sau nhiều ngày sẽ bị phạt 0,05% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

Nếu công ty nào có văn phòng giao dịch tại địa điểm khác địa điểm trên đăng ký kinh doanh thì phải có mẫu 08 và biên lai nộp thuế môn bài cho địa chỉ đó.

Khi mở tài khoản mới tại ngân hàng phải làm mẫu 08 gửi thuế đầy đủ.

– Những khoản chi phí sau thường bị chú ý và dễ bị loại khi quyết toán thuế TNDN:

Xe ô tô: Nếu là xe đăng ký tên công ty thì các hóa đơn mua xăng, sửa chữa xe được phép lấy về tên công ty nhưng cũng không được quá nhiều vì nếu công ty doanh thu thấp thì sẽ bị loại bớt. Còn nếu xe mang tên giám đốc hoặc cá nhân thì phải làm hóa đơn mượn hoặc thuê lại với giá tượng trưng để giám đốc không phải nộp thuế TNCN.

Đồ gia dụng như tivi, tủ lạnh nếu công ty không kinh doanh những mặt hàng đó thì cũng sẽ khó giải trình và cũng bị loại khỏi chi phí.

Mỗi hóa đơn mua hàng nên làm kèm theo hợp đồng mua bán để không may vớ phải doanh nghiệp bỏ trốn thì còn có đủ bộ chứng từ để vớt vát lại.

Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn thì phải hạch toán Nợ 1388/411 đến khi thu đủ thì hạch toán Nợ 112/1388.

Doanh nghiệp thừa quá nhiều quỹ tiền mặt thì nên làm 1 vài hợp đồng mua bán (với các công ty thân quen) rồi làm thủ tục đặt cọc tiền hàng (nộp tiền vào ngân hàng để chuyển khoản sau đó nhờ đối tác rút lại ngay bằng tiền mặt) hoặc cho cá nhân giám đốc vay.

Trường hợp hàng tồn kho ảo quá nhiều muốn bán thấp hơn giá vốn??? Vụ này rất khó. Trước tiên các bạn phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sau đó xuất bán, viết hóa đơn đầu ra và khai thuế. Giá bán tối thiểu = giá vốn chứ không được chấp nhận nhỏ hơn giá vốn vì về lý công ty đã khấu trừ hết thuế đầu vào của lô hàng này thì tối thiểu thuế đầu ra phải xuất bằng đầu vào.

2. 17 bước chuẩn bị cho một kỳ quyết toán thuế thành công

    Tập hợp toàn bộ quyển hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất trong thời gian Quyết toán (ví dụ: Quyết toán 5 năm thì chỉ cần mang số liệu của 5 năm đó)
    Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào có kẹp toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào bản gốc. Với những hóa đơn GTGT có giá trị trên 20 triệu thì nên kẹp (hoặc đánh dấu riêng) kèm theo Uỷ nhiệm chi qua ngân hàng. Riêng Hóa đơn TSCĐ và các chi phí cấu thành giá vốn photo lưu kèm Bảng kê VAT. Hóa đơn gốc lưu tại File TSCĐ và Phiếu nhập kho
    Tờ khai thuế các tháng, quý. Xếp theo năm riêng biệt.
    Báo cáo tài chính các năm.
    Quyết toán thuế TNDN, TNCN các năm.
    Báo cáo sử dụng hóa đơn.
    Sổ sách kế toán.
    Hợp đồng mua bán đầu ra và đầu vào, biên bản đối chiếu công nợ các năm. Chú ý đính kèm HĐ là biên bản giao nhận hàng hóa, thanh lý hợp đồng.
    Hồ sơ nhân sự gồm : Hợp đồng lao động của những nhân viên có đóng BHXH, nhân viên không đóng BHXH nhưng vẫn có tên trên bảng lương. Chú ý phần phụ cấp trên hợp đồng lao động ghi như thế nào thì cột phụ cấp trên bảng lương cũng phải ghi như thế. (Ví dụ Phụ cấp : Chức vụ, phụ cấp xăng xe….. hoặc ghi chung chung là : Theo qui chế của công ty)
    Kèm theo là những quyết định tăng lương, quyết định bổ nhiệm, hoặc bất kỳ quyết định nào liên quan đến nhân sự.
    Toàn bộ phiếu thu, phiếu chi đã kẹp chứng từ đầy đủ.
    Sổ phụ ngân hàng.
    Báo cáo NHẬP – XUẤT – TỒN kho hàng hóa.
    Hồ sơ BHXH.
    Hồ sơ vay vốn ngân hàng: các hợp đồng vay vốn, hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh của NH.
    Tra cứu hóa đơn đầu vào xem có doanh nghiệp nào bỏ trốn hoặc hóa đơn giả không: tracuuhoadon.gdt.gov.vn
    Ngoài ra kế toán cũng phải chuẩn bị đầy đủ toàn bộ các công văn đi và đến liên quan đến công việc kế toán như cv gửi thuế, ngân hàng…. Và tìm hiểu những văn bản luật có liên quan

3. Kinh nghiệm sắp xếp chứng từ khoa học và thuận tiện cho đoàn kiểm tra

trung tâm dạy kế toán tại thủ đức – Phiếu thu : Đính kèm phiếu thu gồm:

    Hóa đơn xuất hàng (liên xanh); Hoặc
    Chứng từ gốc khác nếu có, phiếu xuất kho hàng hóa.

– Phiếu chi: Kèm theo : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy nghị thanh toán kèm hóa đơn gốc ( nếu là hóa đơn GTGT thì chỉ kẹp bản photo) và có giá trị < 20tr.

Học kế toán Tại quận 3 – Ủy nhiệm chi: Là chứng từ dùng để thanh toán tiền cho các nhà cung cấp. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20triệu trở lên bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản, còn các chứng từ dưới 20triệu thì không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản

Chứng từ đi kèm UNC là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.

– Giấy nộp tiền vào NSNN: Hiện nay đã thực hiện nộp thuế qua mạng nên các bạn vào tải bản giấy nộp tiền về và in ra để lưu làm chứng từ.

– Phiếu nhập kho: Chứng từ đính kèm là hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT ( bản photo) + hợp đồng mua bán hàng hóa.

– Phiếu xuất kho: Kẹp cùng hóa đơn GTGT đầu ra ( liên 3)

– Đối với hợp đồng thuê nhà: nếu giá trị < 100tr/ năm ( năm tài chính từ 01/01 đến 31/12) thì chỉ cần hợp đồng thuê nhà ( không cần công chứng)

– Tài sản cố định, công cụ phân bổ:  Hóa đơn mua sắm TSCĐ, Bảng tính khấu hao, Bảng tính công cụ và các khoản chờ phân bổ.

Ngoài ra, kế toán còn phải in toàn bộ sổ sách kế toán. Chấm lại với chứng từ gốc. Hoàn thiện chứng từ.

Kết luận

–Bất cứ công ty nào sau khi quyết toán cũng bị loại ra ít hoặc nhiều chi phí gồm: giá vốn và chi phí quản lý doanh nghiệp dẫn đến bị truy thu thuế TNDN và nộp 1 khoản phạt do chậm nộp thuế hoặc do hành vi khai sai số liệu . Vì thế lưu ý các bạn kế toán : không phải bất cứ khoản chi nào cũng cho vào tài khoản 642 vì đây là tài khoản hay bị soi nhất và cũng là tài khoản bị loại ra nhiều chi phí nhất.

dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại đống đa –Quan trọng là: bình tĩnh, tự tin và luôn vững vàng trước mọi câu hỏi xoáy của cán bộ thuế. Khi thấy bất hợp lý yêu cầu cán bộ thuế phải cung cấp văn bản luật liên quan thì hãy chịu nhé.
Nguồn: Chu Đình Xinh chia sẻ bài cùa Vũ Xuân Huyền – ad Clb Kế Toán Trẻ.